Benedito Domingos Mariano, Secretário Municipal de Segurança Urbana, no uso das atribuições que lhe são conferidas por lei, e
Considerando as irregularidades constatadas nos processos durante sua tramitação pelas diversas divisões desta Secretaria,
Considerando que não devem pairar dúvidas quanto à forma de recebimento de documentos e à formação de processos, bem como quanto ao seu regular andamento, rotina de serviços, inclusive arquivamentos,
Considerando que, mesmo havendo as disposições da Lei nº 8.777/78 e o Decreto nº 15.306/78, alterado pelos Decretos nºs.15.486/78, 16.632/80 e 23.174/86, bem como a Portaria nº 513/SGP-G/2002, de 04.09.2002, e o "Manual sobre Processos" (SGP/DAF-3), todos regulamentando a tramitação de documentos e papéis internos na Prefeitura do Município de São Paulo, não vêm sendo cumpridas as determinações legais e regulamentares,
Considerando, finalmente, que grande parte da documentação vinda das Inspetorias da Guarda Civil Metropolitana não possui qualquer numeração de controle, estando em desacordo com as normas vigentes, devendo possuir número de protocolado, ofício, memorando, etc.,
DETERMINA:
1 - Nenhum documento, qualquer que seja a sua origem, deverá ser recebido em qualquer órgão desta Secretaria, sem que seja aposto o respectivo carimbo de protocolo, devendo constar data, hora da entrada, repartição recebedora e identificação do funcionário que o receber.
2 - Deverá ser autuado como processo, de acordo com os artigos 1º, 3º e 5º do Decreto nº 15.306/78, todo documento que deva receber despacho decisório, quer seja requerimento, atas de reuniões, pareceres, informações instrutórias e documentos em geral, que não sejam meros papéis internos, desde que idêntico assunto não tenha sido autuado anteriormente.
3 - Os papeis internos, tais como ofícios, memorandos, ordens de serviço e outros documentos assemelhados somente serão autuados por ordem das respectivas chefias (Decreto nº 15.306/78, art. 6º), quando não se destinem a algum processo já existente.
4 - A juntada de documentos, após a autuação, obedecerá a ordem de apresentação e será precedida de um só termo de juntada e seguida de uma folha de papel para informações, tudo conforme detalhamento disposto no inciso V ("JUNTADA DE FOLHAS E DOCUMENTOS") do MANUAL SOBRE PROCESSOS. Feita a juntada de documentos, as informações, pareceres e despachos posteriores serão exarados nas folhas que a eles se seguirem, inutilizando-se a anterior na parte que estiver em branco (Decreto nº 15.306/78, art. 12).
5 - Os encaminhamentos, informações instrutórias, pareceres, atas de reunião, determinações e despachos serão incluídos ou expressos no processo, utilizando-se sempre toda a pauta e a totalidade da página, nas duas faces admitidas as formas digitada e manuscrita, esta última com caligrafia legível (Decreto nº 15.306/78, art. 23 § 4º).
6 - A tramitação de qualquer processo deverá ser feita por meio do SIMPROC, sempre acompanhada do relatório por ele fornecido, em duas vias.
7 - Durante a instrução do processo será evitada toda e qualquer movimentação dispensável, procedendo-se sempre à coleta de informações necessárias para inclusão no processo na unidade em que se encontrar, sem o seu andamento (Decreto nº 15.306/78, art. 22).
8 - Como todo processo tem por objeto a tomada de decisão, esta deve ser consubstanciada em despacho decisório claro, preciso e atinente à matéria do processo (Decreto nº 15.306/78, art. 24).
9 - A observância restrita do disposto nesta Portaria, no Manual sobre Processos (DAF3) e no Decreto nº 15.306/78, com suas posteriores alterações, é dever de todos os funcionários, especialmente das chefias - responsáveis pela conferência - que ficarão sujeitas às sanções regulamentares em caso de descumprimento.
